В своем блоге я хотел бы рассказать о новом методе управления ВУЗ-ом (может для других стран это и вовсе не новое, а для нас да). Я работаю в техническом отделе, и моя задача чтобы у всех деканатов и кафедр работала система управления (это настройка сети, установка ПО, решение технических проблем и т.д.). Так как уже учебный год закончен я был в отпуске, но сейчас стартовала приёмная комиссия (приём абитуриентов) и меня отозвали 
, и сейчас я добавляю студентов в базу данных, и хотел бы открыть эту тему "Автоматизация управления ВУЗ-ом"
Процесс управления вузом в условиях рыночной экономики, подготовка и выпуск конкурентоспособных на рынке труда специалистов, обладающих новыми знаниями и компетенциями, привлекают внимание многих специалистов, вовлеченных в бизнес-процессы высшей школы. Одним из наиболее перспективных способов эффективного управления образовательным процессом является внедрение информационно - коммуникативных технологий в процесс менеджмента качественно на базе международных стандартов. Цель автоматизации управления – получить удобные средства мониторинга, анализа и отображения основных процессов приема студентов, административного управления, подготовки и выпуска специалистов вуза.
В 2007 году было начата разработка программного комплекса автоматизации административного управления и контроля качества образования под названием ALFA-XPress. В 2008-2009 учебном году программа была полностью внедрена и прошла апробацию в нашем ВУЗ-е. С тех пор программа пережила множество исправлений и доработок и на сегодняшний день представляет из себя полноценное программное обеспечение, которое позволяет вести мониторинг, анализ и управление контроля качества образования в ВУЗе. Система разработана так, что предоставляет достаточно гибкие настройки для внедрения в других учебных заведениях. Программа состоит из двух основных частей, которые отличаются по функционально-конструктивным особенностям. Первая часть, предназначенная для административного управления, построена на основе технологии Win32. Уровни управления от кафедр до учебной части и ректората имеют разные уровни доступа и подписи заявлений и документов. Вторая часть, предназначенная для массового использования студентами и преподавателями, построена на Web технологии, доступна для всех студентов и преподавателей ВУЗ-а по индивидуальному логину и паролю.
Первая часть данной системы, разработанная на основе средств проектирования и программирования, а именно C++, Ms SQL, базируются на языково-независимой среде выполнения, представленной в виде системы выполнения промежуточного языка и мощной системы классов. Вторая часть, построена на Web технологии PHP, AJAX с дружелюбным и интуитивно понятным интерфейсом доступная в режиме онлайн в локальной сети ВУЗ-а и через Интернет (рис.1).
Комплекс программного обеспечения позволяет:
- Учет индивидуальных и учебных признаков абитуриентов, студентов и других, задаваемых пользователем, типов учащихся в учебном заведении.
- Формирование учебных планов, рабочих учебных планов для учебных групп, нагрузок преподавателей, учет успеваемости и посещаемости студентов этих групп.
- Создание приказов о приеме, переводе и отчислении, поощрениях и взысканиях студентов, выполненных курсовых работ и прохождений практики.
- Учет выданных дипломов о полном и неполном высшем образовании и академических справок, транскриптов, а также испорченных бланков.
- Учет преподавательского состава, читаемых ими предметов и их объемов в часах.
- Учет оплаты за обучение, а так же других студенческих взносов.
- Решить задачу оперативного учета и контроля качества образования в ВУЗ-е.
- Вести персонифицированный учет преподавателей, учебно-вспомогательного персонала (УВП), студентов, иностранцев и др. в соответствии со сложившейся организационно-учебной структурой ВУЗа (или факультета)
- Формировать учебные планы и создать рабочие учебные планы по специальностям, распределять нагрузку по дисциплинам между кафедрами и автоматически отображать учебную нагрузку в личном деле преподавателя.
- Использовать электронные учебно- методические материалы, такие как силлабусы, УМК, ресурсы электронной библиотеки для качественного освоения учебных материалов и подготовки к промежуточным и финальным экзаменам. Систематическая самооценка и внешняя оценка студентов с помощью автоматизированной тестовой системы по всем предметам.
- Формировать промежуточные и финальные ведомости, вносить данные об их результатах, отражать их в транскрипте студентов, подготавливать данные для печати ведомостей, отчетов и приложений к диплому. Контролировать успеваемость.
- Вести журнал приказов по всем категориям лиц, внесенных в базу данных с автоматическим внесением их в личное дело.
- Автоматизировать процесс зачисления, восстановления, перевода и отчисления студентов.
- Контролировать поступление и расходование денежных средств на обучение. Проводить финансовый мониторинг в соответствии с организационно-учебной структурой ВУЗа (факультета).
Программный комплекс ориентирован:
- На работников администрации, руководителей кафедр, преподавателей для комплексной автоматизации повседневной работы, автоматического создания и хранения большинства отчетов, формирования учебной нагрузки и много другого.
- На учебный отдел и мониторинга качества образования – для мгновенного просмотра и создания отчетов по контингенту учащихся и преподавателей, распределения нагрузки, мониторинга посещаемости и успеваемости студентов и итогам сессий
- На руководство ВУЗа - для получения оперативной информации по студенческому и профессорско-преподавательскому составу, анализа поступления и расходования денежных средств за обучение
- На Центр регистрации и консультаций – для получения оперативной информации об успеваемости, посещаемости и создания ведомостей по дисциплинам, формирования транскрипта студентов.
Основные особенности реализации программного комплекса: - При большой функциональности комплекс прост в эксплуатации, его сопровождение не требует специальной подготовки и сложных программно-аппаратных средств, а интуитивно понятный интерфейс позволяет проводить быстрое обучение персонала
- Комплекс активно эксплуатируется и поддерживается с 2008 года, а также постоянно дополняется новыми возможностями.
- Программный комплекс выполнен в соответствии с архитектурой клиент-сервер. Серверная часть программного комплекса создана на основе WEB-технологий PHP и Ajax благодаря чему является кроссплатформенным приложением.
- Данные хранятся в централизованной базе данных с СУБД MySQL, что позволяет в любой промежуток времени получать всегда актуальные данные.
- Встроенная система разграничения прав доступа позволяет сохранять конфиденциальность, определить права доступа каждого пользователя (студента, группы, преподавателя, подразделения, должности) к тем или иным объектам системы.
- Эффективная система экспорта данных позволяет быстро подготавливать различные печатные формы самими пользователями.
Результатами внедрения данного программного обеспечения являются:- Постоянный контроль студентами своей успеваемости в режиме онлайн по каждому предмету, что способствует мотивации к активному обучению.
- Экономия времени – почтовая служба позволяет студентам непосредственно задавать вопросы преподавателю и получить ответ онлайн, не затратив время на поиск преподавателя или ожидания его дежурства на кафедре.
- Оценка полезности элективных дисциплин и влияния студентов на качество и структуру этих курсов.
- Уменьшение непосредственного контакта с преподавателями и зависимости от их субъективной оценки, а также анонимная оценка качества преподавания, что существенно ограничивается возможность коррупции.
1. Компоненты автоматизированной системы управления вузом
Автоматизированная система управления имеет следующие компоненты: Учебные планы, учебная нагрузка, расписание, приемная комиссия, деканат и центр регистрации, подсистема администрирования, бухгалтерия и др.
Подсистема «Учебные планы» / Общая информация
- Создание и редактирование электронных учебных планов
- Создание и редактирование графиков учебного процесса
- Ведение справочников специальностей, специализаций, дисциплин, кафедр и т.п.
- Закрепление дисциплин за кафедрами
- Формирование отчетов (учебных планов в «бумажном» виде, приказов)
-Экспорт учебных планов для организаций лицензирования и аккредитации
Подсистема «Учебная нагрузка» / Общая информация
- Определение общей нагрузки по кафедре в соответствии с учебным планом и закреплением дисциплин
- Ведение справочников студенческого контингента, норм времени, профессорско-преподавательского состава
- Распределение учебной нагрузки кафедры по преподавателям
- Создание отчетов (общая, распределенная, вакантная нагрузка по кафедре)
Подсистема «Расписание» / Общая информация
- Составление учебного расписания академических групп в соответствии с распределенной учебной нагрузкой
- Ведение справочника аудиторного фонда университета
- Проверка составленного расписания на корректность (отсутствие «окон»)
- Создание отчетов (индивидуального расписания преподавателя, группы, расписания кафедры, факультета, университета)
Подсистема «Приемная комиссия» / Общая информация
- Регистрация абитуриентов университета по номенклатуре специальностей, на которых ведется набор
- Хранение персональных данных абитуриента, перечня сданных абитуриентом документов
- Контроль за недействительными документами абитуриента (в соответствии с присылаемой из Минобразования РТ информацией)
- Учет результатов вступительных испытаний абитуриента
- Формирование комплекта документов для личного дела абитуриента
- Формирование выходных документов приемной комиссии и отчетов (экзаменационных ведомостей, протоколов заседания ПК, договоров с абитуриентами и т.д.)
Основным преимуществом системы является не прямая экономия ресурсов и времени, а повышение качества работы ВУЗа. Для ВУЗа это возможность более эффективно решать задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами, более прозрачное и оперативное управление.
Структурная схема размещения системы в зависимости от подразделении ВУЗа
Рис.2
Система автоматизации учебного процесса
Модульная база
Доступ к базе данных
1.Директор 1.1. Все приказы (зачисление, отчисление,
восстановление, перевод, … )
1.2. Просмотр данных и статистики:
1.2.1. данные о студенте;
1.2.2. данные о профессорско- преподавательском составе;
1.2.3. данные об оплате;
1.2.4. успеваемость студентов в разрезе:
- предмета;
- группы;
- курса
2.Зам.директор по учебной работе
2.1. Расписание занятий
2.2. Просмотр данных и статистики:
2.2.1. данные о студенте;
2.2.2.данные о профессорско-преподавательском составе;
2.2.3.данные об оплате;
2.2.4.успеваемость студентов в разрезе:
- предмета;
- группы;
- курса
3.Учебный отдел
3.1.Учебный план
3.2.Рабочие учебные планы (акад.группы)
3.3.Общая нагрузка
3.4.Нагрузка аудиторий
3.5.Расписание;
3.6.Контроль журнала по предмету;
3.7.Назначения даты экзамена;
3.8.Ввод данных о результате экзамена, зачета;
4. Деканат-
4.1. Ведомости (экзаменационные, посещения, оценка)
4.2.Контроль ввода данных со стороны преподавателя
4.3.Формирование отчетов
4.4.Привязка группы к аудиториям
4.5.Подготовка проект приказы (зачисление, отчисление, восстановление, перевод, …)
5.Центр регистрации-
5.1. Ведомости (экзаменационные, посещения, оценка)
5.2. Контроль ввода данных со стороны преподавателя
5.3. Формирование отчетов
5.4. Привязка группы к аудиториям
6. Отдел кадров
6.1.Ввод информации о преподавателе;
6.2.Назначения кураторов;
6.3.Приказы назначения и увольнение;
6.4.Приказы сотрудников;
6.5.Подготовка справок в военкомат
6.6.Просмотр данных о студенте;
6.7.Просмотр успеваемости о студенте;
6.8.Регистрация и выдача дипломов;
7.Профессорско – преподавательский состав
7.1.Просмотр успеваемости студента относительно преподаваемой группы;
7.2.Расписание уроков;
7.3.Введение журнала по предмету;
7.4.Размещение объявлений;
7.5.Подготовка курса лекций;
7.6.Ответ на входящие вопросы;
7.7.Вопросы студенту
8.Куратор
8.1.Назначения старосты групп;
8.2.Просмотр данных и статистики:
8.2.1. данные о студенте;
8.2.2. успеваемость студентов в разрезе:
- предмета;
- группы;
- курса;
9. Кафедра –
Зав.кафедр
9.1.Нагрузка преподавателя;
9.2.Просмотр статистики относительно предметов кафедры;
9.3.Ввод информации о предмете;
9.4.Представление отчетов по кафедре
10.Приемная комиссия-
Отв.секретар.пр.комисс.
10.1.Ввод персональных данных о абитуриенте;
10.2.Ввод результатов экзамена;
11.Студент -
11.1.Просмотр успеваемости (оценка, пропуск занятий.)
11.2.Регистрация в элективных курсах;
11.3.Расписания;
11.4.Вопрос преподавателю;
11.5.Просмотр объявлений;
12.Бухгалтерия –
12.1.Прием платежей от студентов
13.Библиотека –
13.1.Учет книг;
13.2.Просмотр статистики;
14. Электронная библиотека
15. Государственных экзаменов и выдачи дипломов
2. Порядок входа в систему и описание работы компонентов
2.1. Порядок входа в административную часть программы.
Вход в систему осуществляется при помощи программы
ALFA-XPress.
Открываем программу командой
Пуск - Программы -
ALFA-XPress или двойным щелчком указателем мыши ярлык программы на рабочем столе. Открывается окно авторизация в системе.
Вид окна Авторизация в системе
Рис. 3
В нем имеется строки
Язык интерфейса,
Логин и
Пароль. Введем соответствующие данные и нажимаем кнопку
Войти. Открывается главное окно программы. Первая строка имеет название программы Автоматизация учебного процесса и кнопки управления окном. Вторая строка имеет меню. При помощи меню можно выбирать типы задач.
Вид Главного окна системы
Рис. 4
Меню
Файл (рис.4), имеет такие пункты –
Смена пользователя, Изменит пароль и
Закрыть программу. Меню
Вид имеет пункты –
Панель инструментов,
Панель состояние,
Поверх остальных окон. Меню
Справочники имеет пункт –
Специализация. Меню
Студенты имеет пункты –
Группы- студенты, Абитуриенты, Отчисленные, Группы- Журналы, Группы - нагрузки, Ведомости, Сводные ведомости, Меню
Нагрузки имеет пункты –
Учебные планы, Рабочие учебные планы, Общая нагрузка, Нагрузка преподавателя, Нагрузка аудиторий. Меню
Администрирование имеет пункты –
Логин и пароли, Текущая неделя. Меню
Окно имеет пункты –
Каскадом, Упорядочить по вертикали, Упорядочить по горизонтали, Закрыть все открытие окна. Меню
Помощь имеет пункты –
Справка, О программе…, Сервер.В последней строке главного окна выводиться Логин, Ф.И.О. и должность лицо, который вошел в систему на рисунке 4 видно данные администратора системной сети.Надеюсь вам понравится блог, может быть что-то полезное вы найдете и для себя.
[ Теги к этой записи: вуз,
управление ]
