Оперативное управление закупками

Оперативное управление закупками обеспечивает решение следующих задач:

открытие (создание) заказов поставщикам на основании предварительных (помесячных) планов закупок
внесение требуемых корректировок в закупки - корректировку заказов поставщикам с целью удовлетворения потребностей в закупаемой номенклатуре

Инструментами системы, обеспечивающими решение указанных задач являются:

обработка «Управление открытием заказов поставщикам»
обработка «Оперативное управление закупками»

Необходимость использования двух обработок (вместо одной в оперативном управлении производством) обоснована важной особенностью управления закупками - наличием двух «разрезов» планирования:

по датам исполнения, т.е. периодами, когда данная номенклатура должна быть получена
по датам заказа, т.е. моментами времени, когда необходимо разместить заказ у поставщика, чтобы с учетом срока поставки, обеспечить своевременное получение номенклатуры

Данные в таблице иллюстрируют данную проблему:

Номенклатура

Срок поставки

Тек.месяц

Месяц 1

Месяц 2

План закупок по дате исполнения (моменту поступления на склад):

ТМЦ 1

35 дней

80 шт.

90 шт.

100 шт.

ТМЦ 2

10 дней

30 шт.

35 шт.

40 шт.

План закупок по дате заказа (моменту заказа):

ТМЦ 1

35 дней

90 шт.

100 шт.

ТМЦ 2

10 дней

30 шт.

35 шт.

40 шт.

Из таблицы видно, что «ТМЦ 2», имеющая срок поставки менее месяца, заказывается «месяц в месяц», т.е. для получения 35 шт. в периоде «месяц 1», заказать эти 35 шт. нужно также в «месяце 1». «ТМЦ 1», имеющую срок поставки более месяца, следует заказывать с месячным опережением: для получения 90 шт. в «Месяце 1» заказ следует размещать у поставщика уже в «Тек.месяце».

Полный бизнес-процесс планирования и управления закупками состоит из следующих основных этапов:

Составление укрупненных помесячных планов закупок на перспективу, не меньшую, чем самый большой срок поставки номенклатуры. Планирование выполняется по дате исполнения, т.е. определяется в каком периоде какое количество номенклатуры должно быть получено на склад. Подробнее - см. в разделе «Планирование закупок»
Периодическое открытие заказов поставщикам с целью своевременного обеспечения предварительных планов. Открытие заказов выполняется исходя из даты заказа, определяемой с учетом срока поставки
Оперативное управление закупками, обеспечивающее контроль над своевременным исполнением заказов, а также обеспечением текущих потребностей в номенклатуре. На этом этапе важным опять является дата исполнения заказов.

Обработка «Управление открытием заказов поставщикам»

Обработка "Управление открытием заказов поставщикам" обеспечивает автоматическое открытие (формирование) заказов поставщикам на основе плана закупок, а также контроль соответствия заказов плану закупок.

Обработка отображает данные планов закупок, уже заказанное у поставщиков количество, а также разницу между ними - отклонение.

Выборка данных может выполняться с различными отборами: по основному поставщику, номенклатуре и т.п.

Период, указываемый в настройках обработки, определяет интервал дат заказа, т.е. в выборку попадают только те позиции планов закупок, которые следует заказывать в заданном интервале.

Данные могут отображаться в форме различной детализацией по периодам: день, неделя, декада, месяц.

Помимо данных за указанный период, в форме обработки отображаются данные по прошлым периодам, позволяющие при создании заказов в текущем периоде, учитывать возникшие в предыдущих периодах отклонения.

Таким образом, обработка позволяет, задав нужный период (например, текущая неделя), получить перечень номенклатуры, подлежащей заказу у поставщиков на этой неделе в соответствии с планами закупок. При этом будут учтены уже имеющиеся заказы выбранного периода, а также отклонения, имеющиеся на начало периода - излишне заказанное или недозаказанное ранее количество.

Обработка «Оперативное управление закупками»

Обработка "Оперативное управление закупками", в соответствии со своим названием обеспечивает оперативное управление закупкой ТМЦ, включая:

Оперативный контроль обеспечения потребностей в закупаемых ТМЦ, а также поддержку оптимального уровня запасов
Внесение требуемых корректировок в оперативный план закупок - корректировку заказов поставщикам.
Оперативный контроль исполнения заказов на закупку

Обработка позволяет в удобной интерактивной форме создавать и редактировать документы "Заказ поставщику", предоставляя всю необходимую для этого информацию:

данные плана закупок
текущие остатки номенклатуры
потребность в номенклатуре
ожидаемые поступления (по заказам поставщикам)

Потребности в номенклатуре, отображаемые в форме, определяются сформированными в системе "Заказами покупателей" и "Внутренними заказами", а также "Заказами на производство" - в части требуемых для производства комплектующих. При этом, при управлении закупками интересует только потребность в закупаемых ТМЦ. Обеспечение потребностей в продукции и полуфабрикатах собственного производства является объектом интереса оперативного управления производством.

Данная обработка не предназначена для формирования заказов поставщикам. Эта задача решается обработкой "Управление открытием заказов поставщикам".

Редактирование заказов выполняется путем перехода в требуемый документ-заказ и его последующим редактированием. По окончании редактирования выполняется автоматическое обновление таблицы данных обработки.

Детализированное отображение данных по заказам, а также переход к заказам для их редактирования выполняется в специальной «расширенной форме просмотра»:

Оперативное планирование (управление) может выполняться по группам планирования; предусмотрен отбор по перечню основных поставщиков номенклатуры, а также по произвольному перечню номенклатуры.

Данные в обработке отображаются с последовательной (вложенной) детализацией по месяцам, неделям и дням. Все вложенные периоды могут быть свернуты или отображаться детализированно.

Детализация оперативного планирования (управления) по периодам в различных случаях может быть разной и определяется требуемой периодичностью контроля закупок: ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Ниже приведены фрагменты таблицы данных обработки, отображающие данные с понедельной и подневной детализацией: